Il connettore SharePoint e il connettore OneDrive di Perplexity consentono agli utenti Enterprise Pro ed Enterprise Max di cercare direttamente nei siti SharePoint e nei file OneDrive della propria organizzazione tramite query in linguaggio naturale basate sull'intelligenza artificiale.
Abbiamo recentemente introdotto un'architettura di ricerca ibrida che affronta sia i problemi di sicurezza dei dati che i limiti di scalabilità attraverso due modalità di ricerca distinte: Ricerca ad alta precisione (basata sull'indicizzazione) e Ricerca standard (basata su API).
Architettura di ricerca: approccio a due livelli
Ricerca standard (basata su API)
Come funziona:
Interroga SharePoint/OneDrive direttamente tramite l'API di ricerca di Microsoft al momento della query
Nessuna copia dei file viene archiviata nell’infrastruttura di Perplexity, a parte i risultati delle query (può essere mitigato tramite le impostazioni dei criteri di conservazione dei dati)
Esegue ricerche nell'intera unità SharePoint/OneDrive dell'utente senza limitazioni sul numero di file
Disponibile per tutti gli utenti Enterprise Pro/Max immediatamente dopo l'attivazione del connettore
Modello di sicurezza:
Zero Data Retention: I file non vengono copiati né archiviati nei sistemi di Perplexity, a parte i risultati delle query (può essere mitigato tramite le impostazioni dei criteri di conservazione dei dati)
Autorizzazioni in tempo reale: Rispetta dinamicamente i controlli di accesso nativi di SharePoint/OneDrive
Copia minima dei dati: Vengono conservati solo gli snippet delle citazioni inclusi nelle risposte
Nessun addestramento del modello: I file sincronizzati non vengono mai utilizzati per addestrare i modelli di IA
Revoca immediata dell'accesso: Quando le autorizzazioni di SharePoint/OneDrive cambiano, l'accesso si riflette immediatamente in Perplexity
Caso d’uso: Organizzazioni che richiedono la massima privacy dei dati e un ingombro minimo, in particolare per la ricerca su milioni di file su scala aziendale.
Ricerca ad alta precisione (basata sull’indicizzazione)
Come funziona:
Gli utenti selezionano file/cartelle specifici da sincronizzare per l'indicizzazione locale in Perplexity
I file vengono scaricati, analizzati e archiviati in bucket AWS S3 dedicati, con embedding vettoriali in Vespa
Consente un'analisi semantica più approfondita e risposte più complete
Limiti dei file: 500 file per Spazio (Enterprise Pro), 5.000 file per Spazio (Enterprise Max)
Limiti totali per l'utente: 15.000 file (Enterprise Pro), 50.000 file (Enterprise Max)
Modello di sicurezza:
Archiviazione dedicata: I file di ogni organizzazione sono archiviati in "cartelle" AWS S3 isolate con spazi dei nomi univoci nell'archiviazione vettoriale Vespa
Crittografia: Crittografia AES-256 a riposo, crittografia TLS in transito
Controllo degli accessi basato sui ruoli (RBAC): Accesso con privilegi minimi applicato in tutti i sistemi
Nessun addestramento del modello: I file sincronizzati non vengono mai utilizzati per addestrare i modelli di intelligenza artificiale
Sincronizzazione automatica: Le modifiche/eliminazioni dei file in SharePoint/OneDrive si riflettono automaticamente in Perplexity
Caso d’uso: Team che richiedono la massima accuratezza delle risposte per documenti consultati spesso, raccolte di file specifiche del progetto o Space collaborativi con contenuti curati.
Architettura back-end & Flusso di dati
Connessione & Autenticazione
Abilitazione amministratore: Gli amministratori dell'organizzazione abilitano il connettore SharePoint/OneDrive nelle impostazioni delle autorizzazioni
Autenticazione utente: Gli utenti si autenticano tramite OAuth 2.0 con Microsoft Entra (Azure AD)
Selezione del sito: Gli utenti selezionano siti SharePoint specifici a cui connettersi
Consenso dell'amministratore: Gli amministratori Microsoft potrebbero dover concedere il consenso a livello di organizzazione per l'app Perplexity in Microsoft Entra
Quando entrambi i metodi sono attivi:
Perplexity interroga contemporaneamente sia l'indice locale che l'API di SharePoint
I risultati vengono riclassificati per dare priorità alle fonti più pertinenti
Le citazioni rimandano direttamente a SharePoint per l'accesso completo ai file
Processo di indicizzazione (ricerca ad alta precisione)
Sincronizzazione e archiviazione dei file:
Selezione file: L'utente seleziona file/cartelle tramite l'interfaccia utente di Perplexity
Download: File scaricati da SharePoint tramite l'API Microsoft Graph
Archiviazione: File grezzi archiviati in AWS S3 con spazi dei nomi organizzativi dedicati
Analisi: Estrazione del testo dai formati supportati (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, CSV, TXT, MD, JSON)
Vettorializzazione: Contenuto convertito in embedding e archiviato nel database vettoriale Vespa
Indicizzazione dei metadati: Metadati dei file (nome, percorso, autorizzazioni) indicizzati per il recupero nei risultati di ricerca
Rimozione: Quando un utente disconnette SharePoint/OneDrive da Perplexity, può scegliere di rimuovere eventuali file indicizzati
Infrastruttura di sicurezza e conformità
Applicazione delle autorizzazioni
Autorizzazioni lato SharePoint/OneDrive:
Se un utente perde l'accesso a un file in SharePoint/OneDrive, tale file viene immediatamente rimosso da Perplexity
Le eliminazioni di file in SharePoint/OneDrive attivano la rimozione immediata dall'indice di Perplexity
Gli utenti possono cercare solo i file per i quali dispongono di autorizzazioni esplicite di accesso a SharePoint/OneDrive
Autorizzazioni lato Perplexity:
Gli amministratori controllano quali utenti possono accedere ai connettori tramite le impostazioni dell'organizzazione
I file sincronizzati con gli Spazi sono ricercabili dai membri dello Spazio, ma il contenuto dei file richiede le autorizzazioni di SharePoint/OneDrive
La condivisione delle conversazioni rispetta le policy di condivisione dell’organizzazione impostate dagli amministratori
Buone pratiche
Quando utilizzare la ricerca ad alta precisione (indicizzazione)
Raccolte di file specifiche del progetto in Spaces
Documenti della knowledge base consultati spesso
File che richiedono un'analisi semantica approfondita
Ambienti di team collaborativi con contenuti curati
Quando utilizzare la ricerca standard (solo API)
Ricerca in vasti repository di file (milioni di file)
Requisiti rigorosi di residenza dei dati e di copia minima dei dati
Ricerche esplorative su file a cui si accede raramente
Organizzazioni con maggiori vincoli di sicurezza/conformità