Mit dem SharePoint-Connector und dem OneDrive-Connector von Perplexity können Enterprise Pro- und Enterprise Max-Benutzer die SharePoint-Websites und OneDrive-Dateien ihres Unternehmens direkt über KI-gestützte Abfragen in natürlicher Sprache durchsuchen.
Wir haben kürzlich eine hybride Sucharchitektur eingeführt, die sowohl Datensicherheitsbedenken als auch Skalierbarkeitsbeschränkungen durch zwei verschiedene Suchmodi adressiert: Hochpräzise Suche (indexbasiert) und Standardsuche (API-basiert).
Sucharchitektur: Zweistufiger Ansatz
Standardsuche (API-basiert)
So funktioniert’s:
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Fragt SharePoint/OneDrive in Echtzeit direkt über die Microsoft Search API ab
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Keine Dateikopien werden in der Perplexity-Infrastruktur gespeichert – abgesehen von den aus Abfragen stammenden Ergebnissen (kann durch Einstellungen der Datenaufbewahrungsrichtlinie eingeschränkt werden).
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Durchsucht das gesamte SharePoint/OneDrive-Laufwerk des Benutzers ohne Beschränkungen bei der Dateianzahl
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Verfügbar für alle Enterprise Pro/Max-Benutzer sofort nach der Aktivierung des Connectors
Sicherheitsmodell:
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Zero Data Retention: Dateien werden nicht in Perplexity-Systeme kopiert oder dort gespeichert – abgesehen von den aus Abfragen stammenden Ergebnissen (kann durch Einstellungen der Datenaufbewahrungsrichtlinie eingeschränkt werden).
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Echtzeitberechtigungen: Berücksichtigt dynamisch die nativen Zugriffskontrollen von SharePoint/OneDrive
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Minimale Datenkopien: Es werden nur die in Antworten enthaltenen Zitatausschnitte aufbewahrt
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Kein Modelltraining: Synchronisierte Dateien werden niemals zum Trainieren von KI-Modellen verwendet
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Sofortiger Zugriffsentzug: Wenn sich die SharePoint-/OneDrive-Berechtigungen ändern, wird dies in Perplexity sofort wirksam
Anwendungsfall: Organisationen, die maximalen Datenschutz und einen minimalen Daten-Footprint benötigen – insbesondere für die Suche über Millionen von Dateien im Unternehmensmaßstab.
Hochpräzise Suche (indexbasiert)
So funktioniert’s:
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Benutzer wählen bestimmte Dateien/Ordner aus, die für die lokale Indizierung in Perplexity synchronisiert werden sollen
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Dateien werden heruntergeladen, verarbeitet und in dedizierten AWS-S3-Buckets gespeichert; Vektoreinbettungen liegen in Vespa
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Ermöglicht eine tiefere semantische Analyse und umfassendere Antworten
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Dateibeschränkungen: 500 Dateien pro Projekte (Enterprise Pro), 5.000 Dateien pro Projekte (Enterprise Max)
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Gesamtnutzerlimit: 15.000 Dateien (Enterprise Pro), 50.000 Dateien (Enterprise Max)
Sicherheitsmodell:
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Dedizierter Speicher: Die Dateien jeder Organisation werden in isolierten AWS S3-„Ordnern“ mit eindeutigen Namespaces im Vespa-Vektorspeicher gespeichert
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Verschlüsselung: AES-256-Verschlüsselung im Ruhezustand, TLS-Verschlüsselung während der Übertragung
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Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC): Minimale Zugriffsrechte werden auf allen Systemen durchgesetzt
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Kein Modelltraining: Synchronisierte Dateien werden niemals zum Trainieren von KI-Modellen verwendet
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Automatische Synchronisierung: Dateiänderungen/-löschungen in SharePoint/OneDrive werden automatisch in Perplexity übernommen
Anwendungsfall: Teams, die maximale Antwortgenauigkeit für häufig aufgerufene Dokumente, projektspezifische Dateisammlungen oder kollaborative Projekte mit kuratierten Inhalten benötigen.
Backend-Architektur & Datenfluss
Verbindung & Authentifizierung
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Admin-Aktivierung: Organisationsadministratoren aktivieren den SharePoint/OneDrive-Connector in den Berechtigungseinstellungen
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Benutzerauthentifizierung: Benutzer authentifizieren sich über OAuth 2.0 über Microsoft Entra (Azure AD)
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Site-Auswahl: Benutzer wählen bestimmte SharePoint-Websites aus, um sie zu verbinden
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Admin-Zustimmung: Microsoft-Administratoren müssen möglicherweise eine organisationsweite Zustimmung für die Perplexity-App in Microsoft Entra erteilen
Wenn beide Methoden aktiv sind:
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Perplexity fragt sowohl den lokalen Index als auch die SharePoint-API gleichzeitig ab
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Die Ergebnisse werden neu geordnet, um die relevantesten Quellen zu priorisieren
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Quellenangaben verweisen direkt zurück zu SharePoint für den vollständigen Dateizugriff
Indexierungsprozess (Hochpräzise Suche)
Dateisynchronisierung und -speicherung:
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Dateiauswahl: Der Benutzer wählt Dateien/Ordner über die Perplexity-Benutzeroberfläche aus
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Download: Dateien werden über die Microsoft Graph API von SharePoint heruntergeladen
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Speicherung: Rohdateien werden in AWS S3 mit dedizierten organisatorischen Namensräumen gespeichert
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Parsing: Textextraktion aus unterstützten Formaten (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, CSV, TXT, MD, JSON)
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Vektorisierung: Inhalte werden in Einbettungen umgewandelt und in der Vespa-Vektordatenbank gespeichert
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Metadaten-Indexierung: Datei-Metadaten (Name, Pfad, Berechtigungen) werden für die Suche indiziert
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Entfernung: Wenn ein Benutzer SharePoint/OneDrive von Perplexity trennt, kann er alle indizierten Dateien entfernen
Sicherheit & Compliance-Infrastruktur
Durchsetzung von Berechtigungen
Berechtigungen auf SharePoint-/OneDrive-Seite:
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Wenn ein Benutzer den Zugriff auf eine Datei in SharePoint/OneDrive verliert, wird diese Datei sofort aus Perplexity entfernt
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Dateilöschungen in SharePoint/OneDrive lösen eine sofortige Entfernung aus dem Perplexity-Index aus
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Benutzer können nur Dateien durchsuchen, für die sie explizite SharePoint/OneDrive-Berechtigungen haben
Berechtigungen auf der Perplexity-Seite:
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Administratoren steuern in den Organisationseinstellungen, welche Benutzer Zugriff auf Konnektoren haben
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Dateien, die mit Projekte synchronisiert wurden, können von Projekte-Mitgliedern durchsucht werden, aber für den Dateiinhalt sind SharePoint/OneDrive-Berechtigungen erforderlich
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Die Freigabe von Sitzungen berücksichtigt die von Administratoren festgelegten Richtlinien für die organisationsweite Freigabe
Bewährte Verfahren
Wann die hochpräzise Suche (Indexierung) verwendet werden sollte
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Projektspezifische Dateisammlungen in Projekte
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Häufig aufgerufene Wissensdatenbankdokumente
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Dateien, die eine tiefgreifende semantische Analyse erfordern
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Kollaborative Teamumgebungen mit kuratierten Inhalten
Wann Sie die Standardsuche verwenden sollten (nur API)
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Suche in umfangreichen Dateirepositorien (Millionen von Dateien)
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Strenge Anforderungen an Datenresidenz und minimale Datenkopien
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Explorative Suchen in selten aufgerufenen Dateien
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Organisationen mit erhöhten Sicherheits-/Compliance-Beschränkungen